【ビジネスメールのテンプレートあり！】基本構成やマナーをご紹介

■ ビジネスメールを書くのに時間がかかる。

■ 返信率が低く、効果的なメール内容がわからない。

■ メールの内容がワンパターンになりがちで、もっとクリエイティブな表現をしたい。

ビジネスメールを正しく書けることは社会人にとって重要なスキルです。
実際にビジネスメールを書こうとすると、宛先の入力方法や書き出し方などで迷ってしまうこともよくあります。

本記事ではビジネスマナーとして重要なメールの書き方やマナー、
シーンに応じて活用できるテンプレートもご紹介するので、
メール営業を作成する際の参考としてご活用ください。

■ 成果が上がるメールが書けるようになる。
効果的なメールの書き方を習得することで、伝えたい内容を的確に伝えられるようになり、
返信率を向上させる等、成果につながります。

■ テンプレートの活用で時間を節約できる。
テンプレートを活用することで、最初から文章の構成を考える時間を省略できます。
また、明確で読みやすいメールを送ることで、受信者が迅速かつ正確に内容を理解できるようになります。
その結果、無駄なやり取りを減らし、業務の効率を向上させることができます。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールは以下のような基本構成に従います。

件名
宛名
挨拶
本文
結びの挨拶
署名

それぞれの要素について、注意点やマナーを解説します。

　1.　件名　

件名はメールの内容を簡潔に伝えるもので、受信者が一目で
内容を理解できるように配慮して作成します。
特に開封率が求められるメール営業においては興味を引く件名の作成が求められます。

・簡潔で具体的な件名にする。
・全角15〜20文字以内に収める。
・必要に応じて日付や重要度を記載する。
・強調したい部分に鉤括弧【】をつけて目立たせる。

　2.　宛名　

宛名は、メールの受信者に対して敬意を示す重要な部分です。
以下の点に注意して作成しましょう。

・「会社名＋部署名＋氏名＋様」と記載する。
・受信者のフルネームと敬称を使用する。（「様」、「さん」など）
・複数人に送る場合は、CCに追加し、各受信者の名前を記載する。

　3. 　挨拶　

挨拶文は、関係性や状況に応じて使い分けます。

・基本的な挨拶
→「いつもお世話になっております。」「お忙しいところ失礼いたします。」

・初めてメールを送付する時の挨拶
→「初めてご連絡いたします。」

　４.　本文　

本文はメールの中心部分であり、必要な情報を明確に伝えるために構成します。
結論がわからないメールは成果につながらないだけでなく、相手にストレスを与えてしまいます。
下記のポイントを抑えて、伝わりやすい本文を作成しましょう。

・要旨を先に伝える。

・箇条書きを活用したり段落を分けて、視覚的に読みやすくする。

・相手に対する質問や依頼事項を明確にする。

　５.　結びの挨拶　

結びの挨拶は、メールの締めくくりとして丁寧に述べます。
結びの挨拶で念押しや心遣いをすることもできます。

・基本
→「何卒よろしくお願い申し上げます。」「今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。」

・心遣い
→「お忙しいところお手数かとは存じますが何卒よろしくお願い申し上げます。」
「ご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。」

　6.　署名　

署名は、メールの最後に送信者の情報を明示するためのものです。

・会社名
・部署名
・氏名
・電話番号
・FAX番号
・郵便番号、住所
・メールアドレス
・会社のURL 等

【署名の例】
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株式会社〇〇
営業部　山田 太郎
電話：000-1234-5678
メール：△△△＠〇〇
サイト：https://apotori-pv.com/
------------------------------

ビジネスメールのマナー

誤字脱字のチェック

誤字脱字や文法の誤りがないように、送信前に必ず校正を行いましょう。
誤字脱字が発生しやすい箇所として、宛名や日程、価格等の数字が挙げられます。

誤字脱字が続くと、不信感につながりやすくなります。

ミスを防ぐためのチェックポイント

・最後に一通り読む。
・時間をおいてチェックする。
・ダブルチェックを依頼する。

返信のタイミング

ビジネスメールには迅速な返信が求められます。
受信後24時間以内を目安に返信するよう心掛けましょう。

メールをチェックする時間を定めておくと返信漏れを防ぐことができます。

CCとBCCの使い分け

CC（カーボンコピー）やBCC（ブラインドカーボンコピー）は、適切に使い分ける必要があります。
使い分けを謝ると送付先の間違いや情報漏洩にもつながるため注意が必要です。

CCは全員が互いに見える形でメールを送る場合に、使用します。
メインの宛先ではないので、対応を求めないものの、
状況の共有を目的として使用します。

BCCは受信者同士が見えない形で送る場合に使用します。
TOやCCの宛先を入れた人に知られることなく送付することができます。

【コピペOK】ビジネスメールテンプレート集

営業メールの基本の型と例文を、シーン別に分けて紹介します。

例文① 商談を依頼するメール（アポイントメール）

件名：弊社サービス〇〇ご紹介について面談のお願い（貴社名）

株株式会社〇〇
〇〇部　〇〇〇〇様

初めまして。
××株式会社の××と申します。

突然のご連絡失礼いたします。
貴社の優れた〇〇分野でのご活躍に大変興味を持ち、
是非とも新製品「〇〇」のご紹介と商談の機会をいただければと思い、メールさせていただきました。

新製品「〇〇」は、貴社の業務効率化とコスト削減に寄与することを目的に開発された最新のソリューションです。
ぜひ一度、この製品の詳細をご説明させていただき、貴社のニーズに応じたご提案をさせていただければと思います。

【提案内容】

新製品「〇〇」の概要と導入メリット
貴社のニーズに応じた具体的な提案
他社での導入成功事例

同様の課題を貴社がお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。
下記の日程でご都合の良いお日にちはございますでしょうか。
=====================
＜候補日程＞
・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
=====================
オンラインでのご説明も承りますので、ご希望をお聞かせいただければ幸いです。
ご検討いただけますようお願い申し上げます。

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株式会社〇〇
営業部　山田太郎
電話：000-1234-5678
メール：△△△＠〇〇
サイト：https://apotori-pv.com/
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例文② 商談前のリマインドメール

件名：〇月〇日午前〇時　商談のご確認　（貴社名）　

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇〇〇様

お世話になっております。
××株式会社営業部の××です。

先日ご調整いただきましたお打ち合わせの日程が近づいてまいりましたので、再度ご案内申し上げます。

日時：〇月〇日　午前〇時より約1時間ほど
場所：貴社

万が一ご都合が悪くなりました場合は、別の日程で調整いたしますので、お知らせいただけますと幸いです。
その他ご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

例文③ 商談後の検討状況を確認するメール

件名：【貴社名】活用の事例のご紹介

株株式会社〇〇
〇〇部　〇〇〇〇様

お世話になっております。
●月●日にお打ち合わせをさせていただきました、
××株式会社の××でございます。

先日はお忙しい中お打ち合わせのお時間をいただきまして誠にありがとうございます。
新製品「〇〇」を稟議にかけていただけるとのことでしたが、その後のご検討状況はいかがでしょうか。

今回、弊社の新製品「〇〇」が貴社のお役に立てる実例をご紹介したく、ご連絡をさせていただきました。

【実例紹介】
導入企業A社：
新製品「〇〇」の導入により、作業効率が30%向上し、年間コストを20%削減することができました。

導入企業B社：
製品の導入後、初年度で売上が15%増加し、顧客満足度が向上しました。

さらに詳細な導入事例の資料を添付いたしましたので、ご参考にしていただければ幸いです。
ご不明点等がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
———————————–
株式会社〇〇
営業部　山田太郎
電話：000-1234-5678
メール：△△△＠〇〇
サイト：https://apotori-pv.com/
———————————–