【日程調整のビジネスマナー】手順のコツやマナーをご紹介！

■ 顧客やクライアントとの打ち合わせなど日程設定をすることが頻繁にある。

■ 設定した日程が、先方都合でリスケになりやすい。

■ 日程調整におけるマナーや注意点を知りたい。

日程調整はビジネスにおいて重要なスキルです。会議や打ち合わせのスケジュールを決める際に、
何度もメールをやり取りしたり、全員の都合を調整するのに時間がかかることはありませんか？

本記事では、ビジネスマナーとして欠かせない日程調整の手順やマナーについて詳しく解説します。

具体的な手順やコツ、マナーを身につけることで、スムーズに日程を調整できるようになります。
また、効率的な調整方法を実践することで、無駄なやり取りを減らし、業務の効率を向上させることができます。

■ 効率的に日程調整ができるようになる。

効果的な日程調整の方法を習得することで、参加者全員のスケジュールを素早く確定させ、
商談や会議の準備をスムーズに進めることができます。
これにより、時間の無駄を省き、ビジネスの成果に直結する打ち合わせを実現できます。

■ 正しいマナーが信頼関係につながる。

丁寧で迅速な対応は、ビジネスパートナーや同僚との円滑なコミュニケーションや、
業務効率の向上にもつながります。
相手に対する配慮を示し日程調整の際に正しいマナーを守ることで、信頼関係を築くことができます。

今回は、日程調整の手順やコツ、マナーを詳しく解説し、ビジネスマンにとって役立つ情報を提供します。
これから商談や打ち合わせの日程調整をスムーズに進めたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

日程調整の基本的な流れ

スムーズに日程調整を行うためには、以下のステップに沿って行います。

　1.　目的と参加者の確認

商談や打ち合わせの目的を明確にし、参加者をリストアップする。

目的が明確でないと、必要な参加者を見落としたり、議題が定まらなかったりして、
会議の効果が薄れてしまうことがあります。
商談の目的やゴール、期待する成果を具体的に考え、必要な参加者を決定します。
主要な参加者のスケジュールを確認する。

上司やクライアントなど、必ず出席が必要な人のスケジュールを優先的に調べ、
該当者の参加可能な日時を中心に候補日を絞り込みます。
この段階で、参加者全員のスケジュールを把握しておくと、後の調整がスムーズになります。

　2.　候補日程の提示

候補日程は3つ提示する。

候補日は、多すぎても少なすぎても調整が難しくなるため、
3つの候補日を用意することがベストです。
また、候補日はできるだけ幅広い時間帯を提示するようにします。
午前、午後、夕方など、異なる時間帯を含めることで、参加者の都合に合わせやすくなります。
候補日時の提示にはツールを用いる。

候補日の提示は、メールやスケジュール管理ツールを使って効率的に行います。
ツールを活用することで、参加者の手が空いた時間にスケジュールを調整できます。

【　日程調整を自動で効率化できるツール　】

　3.　日程の確認と調整

参加者からの返信を受け取り、日程を確定する。

この段階で、全員のスケジュールを再確認し、最も多くの人が参加可能な日程を選びます。
日程調整の連絡を見落としている可能性も考慮し、リマインドメールを送るなどのフォローも行いましょう。
全員の返信が揃うまで時間がかかることもあるため、余裕を持ったスケジュール管理が求められます。
必要に応じて追加の調整を行う。

全員が参加できる日程が見つからない場合は、再度候補日を提示したり、オンライン参加を許可するなどの柔軟な対応を検討します。また、参加者が多い場合は、会議の目的に応じて必須参加者とオプション参加者を区別し、調整を進めることも有効です。

　4.　日程の確定と連絡

日程が確定したら、全参加者に共有する。

日程が確定したら、口頭だけでなく、メールやスケジュール管理ツールを使って連絡しましょう。
連絡の際には、会議の日時、場所、参加者、議題（目的）、などの詳細を明記することが重要です。
会議の場所や準備事項は詳細に伝える。

会議室のアクセス情報や、オンライン会議のリンク、資料の共有など、
必要な事項は詳細に記載すると親切です。

　5.　打ち合わせ前にリマインドする。

参加忘れの予防をする。

会議の1週間前と1日前にリマインダーを送ることで、参加者が予定を忘れないようにします。
リマインダー時には、会議の目的や準備事項を簡潔に記載することで、
参加者が会議の準備をしやすくなり、効率的な会議運営が可能になります。

日程調整のマナーや注意点

ビジネスマナーを守ることで、信頼関係を築き、スムーズな日程調整が可能になります。
ここでは、日程調整時のマナーや注意したいポイントをご紹介します。

日程調整における『マナー』

迅速な返信
- 他の参加者のスケジュール調整を円滑に進めるため、
  日程の提案や確認には迅速に返信することが大切です。
  
  特に、重要な会議やクライアントとの打ち合わせでは、迅速な対応が求められます。
  迅速な返信は、相手に対する配慮の表れでなので遅くとも半日〜1日以内には返信するよう心掛けましょう。
- 過密なスケジュールに追われている際は、メールの確認が遅れることも考えられます。
  返信が遅れる場合は、理由を明示し、予めその旨を伝えておくと良いでしょう。
確認の徹底
- 日程が確定したら、口頭だけでなくメールでも連絡を取り、誤解が生じないようにエビデンスを残しましょう。
- 確認の際には、参加者が一目で理解できるよう、簡潔かつ明確な文章を心掛けましょう。
  また、リマインダーやフォローアップメールを送ることで、日程の確認を徹底します。
  リマインドメールの例文は過去のブログで紹介しているので、ぜひチェックしてください。
  
  リマインドメールの例文をココからチェックする

日程調整における『注意点』

直前のキャンセルは避ける
- 緊急の事情がない限り、確定した日程をキャンセルすることは避けましょう。
  
  相手の信頼を損なう原因となります。どうしてもキャンセルが必要な場合は、
  すぐに相手に連絡し、謝罪と新たな候補日を提示することが大切です。
  直前のキャンセルは、相手のスケジュールに大きな影響を与えるため、慎重に対応しましょう。
適切な会議時間を設定する
- 会議の目的に応じて、必要な時間を適切に見積もることが大切です。
  過度に長い会議は参加者の負担となり、逆に短すぎる会議は十分な議論ができない可能性があります。
  
  適切な時間配分を行い、集中力が持続する適切な時間で設定し、
  会議が効率的に進行するよう心掛けましょう。
  
  理想の会議の時間は1時間〜1時間半
- 参加者の負担を軽減するため、休憩を挟むことも考慮します。
  休憩を挟むことで、参加者の集中力を維持し、会議の生産性を向上させることができます。
リスク管理を行う
- 突発的なトラブルに備えて、予備の日程を設定しておくと安心です。
  また、オンライン会議の場合は、通信トラブルに備えて予備の端末を準備しておくなど
  代替手段を用意しておくことが望ましいです。