【ChatGPT活用法第1弾!】営業メールの作成方法とその秘訣


この記事はこんな方におすすめ

営業メール作成に追われ、時間が足りないと感じている営業担当者
時間がとられているので、
効率的に進めたいと考えている方におすすめです。
業務が煩雑で、丁寧に書く時間がない方には役立ちます。

営業メールの反応率に課題を感じている営業担当者
メールでインパクトを与えておらず、反応が得られないと悩んでいる方へ。
効果的なメールを作成するコツや、AIを活用したアプローチを紹介します。

ChatGPTの導入を検討中の営業担当者
AIツールに興味があるが、どのように導入すれば改善に役立つかイメージが持てない、
ChatGPTをどのように営業に活かせるか知りたい方に向けた内容です。


概要

営業メールの作成は、営業担当者にとって避けられないタスクです。
しかし、その手間と時間は大きく業務を阻害しています。
さらに、メールの内容が心を動かさなければ時間をかけても成果につながりません。

そこで注目されるのが「ChatGPT」のようなAIツールです。
ChatGPTは自然言語処理に優れ、営業担当者が作成するメールを、
短時間で生成してくれるため、営業活動の質と効率を向上させることができます。

本記事では、ChatGPTを使って営業メールを作成するための手順を紹介し、
活用によるメリットと導入時の注意点も解説します。
また、営業成果を高めるためのカスタマイズ方法や、
AIツールを使った営業プロセスの構築方法についても取り上げます。


このブログを読むことで得られるメリット


①営業メール作成の時間を短縮し、他の業務に集中できるようになる

②ChatGPTを使ったメールの作成方法を学び、営業の成果を向上させることができる

③AIツールを活用する際のメリットとデメリットを理解し、効果的に使いこなす方法を習得できる


1.営業メール作成の現状と課題



営業メールの作成は、営業担当者の日常業務の中で大きな割合を占めます。
新規顧客へのアプローチ、既存顧客へのフォローアップ、商談設定、提案書送付など、
メールは営業プロセスのあらゆる段階で欠かせないツールです。
しかし、メール作成にはいくつかの課題があります。


1-1. 時間がかかる

営業メールを作成するには、顧客ごとに内容を考え、
ターゲットに合わせた表現を工夫する必要があります。
特に新規顧客向けのメールは、顧客の興味を引き、
信頼のために内容を選ばなければなりません。
これには、平均して15分もの時間がかかる場合もあります。

複数の顧客に対して同様のメールを送信する場合でも、
顧客のニーズに合わせて内容を調整する必要があるため、手間が増大します。
このため、営業担当者は業務に追われ、
業務に集中する時間を確保することが難しくなることがあります。


1-2. メールの反応率が低い

せっかく時間をかけて作成したメールでも、顧客が興味を持たなければ返信はきません。
顧客は毎日大量のメールを受け取っており、営業メールは埋もれてしまうことがあります。
そのため、メールの件名や冒頭の数行で顧客の関心を引き込む工夫が必要です。
しかし、このような工夫を考えながらメールを作成するのは容易ではなく、
特に営業担当者が経験を持っていない場合、反応率が低くなる原因となります。


1-3. メールの内容がパーソナライズされていない

一度に多くの顧客に営業メールを送信する際、内容が画一的になりがちです。
一般的な内容の営業メールでは、顧客に特別感を与えることができず、
個別対応を求める顧客には響かない場合があります。

テンプレートのように感じられると、メールを無視しがちです。
営業メールのパーソナライズが求められる時代に、
ニーズに合わせた内容が求められますが、それには労力が必要です。


2.ChatGPTとは?営業メール作成にどう役立つのか



2-1. ChatGPTの基本的な仕組み

ChatGPTは、OpenAIが開発した高度なAI言語モデルです。
自然言語処理技術を活用し、人間のように文章を生成できます。
膨大なデータに基づいて学習しており、色んなテーマに対して返答や文章生成を行います。
営業メールの作成も、少ない手間で高品質なものを生成できます。

例えば、「新規顧客に向けたサービス紹介のメールを作成して」とプロンプトを与えるだけで、
適した文章を作成します。言葉遣いやトーンの調整も行えるため、
メールの一貫性を保ちながらも顧客ごとのパーソナライズが可能です。


2-2. ChatGPTが営業メールに最適な理由

① 時間の節約

ChatGPTを活用するメリットは、メール作成にかかる時間の短縮です。
通常であれば構成から言葉選びなどを思考し、
数十分かかっていたメール制作を数分で済ませることができます。
これにより営業担当者は他の業務に集中でき、業務効率が向上します。


② 高品質な文章生成

ChatGPTは自然な文章を生成するため、営業メールのクオリティが向上します。
テンプレートを用いる場合、文章が硬く定型的になりがちですが、
ChatGPTは人間らしい文章を作成します。


③ パーソナライズ対応

営業メールをカスタマイズすることで、ニーズに応じた対応が可能です。
ChatGPTは、提供された情報をもとに顧客に合わせた文章生成をするため、
対応が容易に実現できます。
例えば、業界や動向を踏まえたアプローチが可能です。


④ スピードと柔軟性

ChatGPTの導入により、複数パターンのメール作成ができるため、
急な案件にも対応が可能です。
プロンプトを変更するだけで、異なる内容のメールを生成できるため、
状況に応じた対応が求められても活躍します。


3. ChatGPTを使った営業メール作成の具体的ステップ



実際にChatGPTを使って営業メールを作成するためのステップを紹介します。
プロンプトの設定や、生成されたメールのカスタマイズによって、
営業メールの効果を最大化しましょう。


3-1. プロンプトの設計

プロンプトとは?

プロンプトとは、AIに対して指示を与える文章のことです。
ChatGPTに営業メールを作成してもらうには、入力するプロンプトが重要です。
良いプロンプトを入力することで、的確なメールが生成されます。
例えば、次のようなプロンプトを使うことが考えられます。


例① 新規顧客へのアプローチメールのプロンプト

新規顧客に向けて、当社サービスの特徴を紹介し、
具体的なメリットを伝えるメールを作成してください。
顧客の業界はIT業界で、規模は中小企業です。
トーンはフレンドリーで導入事例や具体的な成果を盛り込んでください。


例② 既存顧客へのフォローアップメールのプロンプト

既存顧客に向けて、新しい機能追加のお知らせと、
その機能がどのように役立つかを説明するメールを作成してください。
顧客は弊社のソフトウェアを1年以上使用しています。
トーンはプロフェッショナルで詳細な説明をお願いします。


3-2. 生成されたメールの確認とカスタマイズ

ChatGPTが生成したメールは高品質ですが、
営業担当者の状況に合わせて調整することで、効果的なメールの作成ができます。
生成された文章をそのまま使うのではなく、
以下の点をチェックしてカスタマイズしましょう。


① 顧客名や会社名の正確な入力

生成されたメールに顧客の名前や会社名を反映させることが重要です。
ChatGPTが作成したメールに、具体的な情報を追加することで、
顧客に「自分のために書かれたメール」と感じてもらうことができます。


② トーンの調整

ChatGPTが生成するメールは、トーンをカスタマイズできますが、
営業担当者の言葉遣いや企業の文化に合わせて調整することも必要です。
フレンドリーすぎる場合は少しフォーマルに、
逆に堅すぎる場合は柔らかくするなど、適切な調整を行いましょう。


③ 追加情報の挿入

顧客に特にアピールしたいポイントや、
直近のコミュニケーションに基づく情報を追加することも有効です。
生成されたメールを活かしつつ、状況に合わせたアプローチができるように調整します。


3-3. ABテストによる効果測定

ChatGPTを使って営業メールを作成する際、異なるパターンのメールを生成し
どちらがより効果的かをテストする「ABテスト」も可能です。
例えば、同じ内容でも異なる件名や導入部分を試すことで、反応率を比較することができます。

ABテストを行うことで、ChatGPTが生成したどのメールが最も効果的かを分析し、
最適なメールパターンを見つけることができます。
これにより、全体のメール戦略が改善されます。


4. ChatGPT活用のメリットと注意点



4-1. ChatGPT活用のメリット

① 営業メールの自動化と時間短縮

ChatGPTを利用することで、営業メール作成にかかる時間を短縮でき
営業担当者が他の業務に時間を割くことができます。
効率的な業務遂行が可能になるため、
1日に多くのアプローチをすることができ、売上向上に繋がります。


② 高品質な文章の一貫提供

複数人関わる場合でも、メールの一貫したトーンやスタイルを維持し、
統一されたメッセージを伝えることができます。
これにより、会社全体のブランディングや信頼性の向上に繋がります。


③ 顧客との関係強化

ターゲットに合わせたメールの作成が容易になり、
ニーズに応じたコミュニケーションができるため、信頼関係をよくすることができます。
パーソナライズされた対応が求められる現代において、
ニーズに応じたメールが作成できることは強みです。


④ スピーディーな対応が可能

急な案件や多忙でも、ChatGPTを活用することで効果的なメールを生成できます。
これにより、素早い対応が求められる顧客にもメールを送信でき、
機会損失を防ぐことができます。


4-2. ChatGPT活用時の注意点

① 過度な依存は避ける

ChatGPTは便利なツールですが、過度に依存すると機械的なメールになり
「AIが書いた」と感じさせてしまうリスクがあります。
営業活動においては、人間味を感じさせる要素が重要です。
生成された文章をそのまま使うのではなく、カスタマイズし、
個別対応を行うことが大切です。


② データの取り扱いに注意

AIツールを使用する際、顧客データや個人情報の取り扱いに注意が必要です。
営業活動では顧客情報が取り扱われますが、個人情報の保護に配慮し、
セキュリティ対策を講じることが重要です。


③ 内容の確認と修正

ChatGPTが生成したメールは高精度ですが、100%完璧なものではありません。
誤字脱字や文脈の不自然な箇所がある場合もあるため、
内容を確認し、修正する必要があります。
また、誤解を与える内容がないかもチェックしましょう。


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まとめ


営業活動においてchatGPTを活用することで、メール作成の自動化が叶い
業務に追われる営業担当者の業務効率や成果の向上に貢献します。

メール作成や戦略に大いに活用できるchatGPTですが、
AIに依存することなく自社やサービスにあった調整やカスタマイズをすることで、
より顧客に響く内容を提供することができます。

また、当社のツールとChatGPTを組み合わせることで、リスト作成からメール作成まで、
営業活動を効率化し、成果を上げることができるでしょう。


ビジネスメールの記事も投稿しているので、本記事と合わせてご覧ください。

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